Dokumenty cykliczne, to dokumenty tworzone automatycznie co pewien okres, który sami możemy dowolnie ustalać. Jest to szczególnie przydatne, gdy mamy stałych kontrahentów, którym wystawiamy faktury np. co miesiąc na tą samą kwotę.

Aby zaplanować dokumenty cykliczne, generowane automatycznie z poziomu Webflow, należy z menu „sprzedaż” kliknąć „dodaj fakturę sprzedażową”. W nowym oknie należy wypełnić niezbędne dane kontrahenta, a następnie przejść do „zaplanuj wystawienie dokumentów”. Tutaj definiujemy częstotliwość wystawiania dokumentów cyklicznych, a całą operację zatwierdzamy zielonym przyciskiem „dodaj fakturę”. Listę zaplanowanych dokumentów możemy podejrzeć w zakładce „sprzedaż” – „zaplanowane”.

Proste, prawda ?

Rzecz jest dla nas o tyle ważna, że od początku postawiliśmy sobie za cel wspieranie młodego biznesu, który mimo niezliczonych przeciwności i częstokroć nieprzyjaznych przepisów prawnych, ma się całkiem dobrze. A instytucja Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości zajmuje w tym wszystkim zaszczytne miejsce. Jako czołowa polska organizacja studencka posiada aż 15 oddziałów regionalnych przy 31 uczelniach. Co ciekawe, AIP to unikat na skalę Europy i jednocześnie największa tego typu instytucja w środkowo-wschodniej części naszego kontynentu.

Nawet nie wiecie, jaką frajdę sprawia nam, że mamy pod swoimi skrzydłami ludzi młodych, przedsiębiorczych i ambitnych, którzy niemal każdego dnia zarażają nas swoim zapałem i optymizmem. Dzięki!

I jak tu nie wierzyć w polską przedsiębiorczość?

Wątpliwości z tym związane rozwiewał w miniony piątek Radosław Żuk, prawnik, partner w spółce doradztwa podatkowego, podczas warsztatów „E-faktura – aspekty prawne oraz podatkowe”, zorganizowanych przez TaxFin.pl pod patronatem Webflow.

Przedsiębiorcom najbardziej spędzają sen z powiek mityczne już określenia „integralności” i „autentyczności” pochodzenia faktury. Pierwsze z nich oznacza, że nie zmieniono danych, które zawiera faktura, drugie natomiast odnosi się do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy faktury. Mówiąc wprost chodzi o to, czy faktura elektroniczna jest na tyle bezpieczna, że nie zostanie sfałszowana lub dane na niej zawarte nie zostaną zmienione.

Czy dokument w formacie PDF spełnia kryteria autentyczności i integralności? Oczywiście, że tak. Jeśli chodzi o autentyczność, to wystarczy, że faktura wysyłana jest zawsze z tego samego, konkretnego adresu e-mail. Wtedy możemy być pewni, że nikt nam nie podrzuca „niemiłej niespodzianki”. To samo tyczy się integralności. Format PDF sam w sobie jest formatem bezpiecznym. Można oczywiście modyfikować pliki w nim zapisane np. w programach graficznych, ale wtedy mamy do czynienia z klasycznym fałszerstwem. Zresztą dużo łatwo sfałszować papierowy dokument niż PDF, a nikt nie podnosi z tego powodu larma.

Inna sprawa, jeśli ktoś ma wątpliwości co do autentyczności i integralności faktury elektronicznej, to powinna je rozwiązać urzędnicza kontrola. Organy podatkowe mogą przeprowadzić tzw. kontrolę krzyżową i wtedy na pewno sytuacja się wyjaśni.

Reasumując, obawy co do posługiwania się fakturami w formacie PDF są znacznie na wyrost. Jest to w pełni legalny dokument, którym można się posługiwać na co dzień. Wątpliwości zatem na bok i śmiało wystawiać faktury elektroniczne

Nowe rozporządzenie to nie tylko ukłon w stronę faktur sprzedażowych, ale również w stronę dokumentów kosztowych. Od 1 stycznia możemy je wystawiać w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania.

Co to oznacza dla przedsiębiorców? Przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Już nie trzeba czekać na kuriera, czy skanować w pośpiechu dokumentów. Teraz obieg faktur kosztowych jest o wiele łatwiejszy!

Według danych firmy KOLIBRO, które zrealizowało pierwsze w Polsce badanie obiegu faktur kosztowych, przeciętna polska firma przyjmuje ok. 15 tys. faktur kosztowych w skali roku. Dzięki nowemu rozporządzeniu, przedsiębiorcy zostawią w swoich kieszeniach ok. 13 tys. zł.

A jak usprawnić obieg dokumentów kosztowych w Webflow? Odpowiedź znajduje się tutaj.

Póki co, przedsiębiorcy i sklepikarze sprzedają swoje towary po starych cenach. Na rachunkach i fakturach widnieje co prawda nowa stawka VAT (przynajmniej w większości przypadków), ale ceny jakie były, takie są…

Czy to znaczy, że widmo podwyżki cen nam nie grozi? Niestety, nie mamy dobrych wieści. Grozi. Zostało jedynie nieco oddalone w czasie. Dostawcy, zaopatrujący sklepy, nie zdążyli jeszcze zmienić swoich cen, stąd brak podwyżek w samych sklepach. Gdy jednak to zrobią, odczujemy to na własnych portfelach.

Nowych cen nie uświadczymy również w dużych sieciach handlowych, gdyż te stwierdziły, że nie opłaca im się zmieniać metek na tysiącach produktów, zalegających na półkach. Jednak wraz z nową dostawą, nie ma co liczyć na stare ceny.

Teraz pozostaje tylko czekać na rozwój wydarzeń

Chodzi mianowicie o wysyłanie faktur do kontrahentów wprost z systemu. Już nie trzeba będzie osobno logować się do poczty lub klienta pocztowego, a zwyczajnie wysyłać faktury z Webflow. Jak to działa w praktyce? Zobaczcie sami

Wszystko za sprawą świeżo podpisanego Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, ich przechowywania oraz udostępniania organom kontroli.

Rząd zalegalizował proceder, który i tak funkcjonował w nieformalny sposób. Przypomnijmy, że do tej pory faktury przesyłane drogą elektroniczną, np. w formacie pdf, z formalnego punktu widzenia nie miały mocy prawnej. Aby dokument spełniał wymogi faktury elektronicznej, musiał być podpisany za pomocą podpisu elektronicznego lub wykorzystywać tzw. system EDI, co wiązało się z dodatkowymi kosztami. W praktyce, przedsiębiorcy przesyłali sobie faktury mailem, a następnie je drukowali i zginali na pół, żeby wyglądały tak, jakby były wysłane przez kontrahenta tradycyjną pocztą.

Nic więc dziwnego, że od wielu miesięcy polscy przedsiębiorcy zaciekle walczyli o prawo do wysyłania faktur mailem. Na Facebooku powstał nawet profil, skupiający ponad 3 tys. osób, chcących legalnie wysyłać faktury za pomocą poczty elektronicznej.

Teraz właściciele firm mogą odetchnąć z ulgą. Od stycznia faktury wysyłane mailem będą całkowicie legalne, co wiąże się ze sporymi oszczędnościami dla firmy. Najmniej zadowolona z takiego obrotu sprawy jest Poczta Polska, która szacuje, że z tego powodu może stracić nawet 100 mln złotych!

Wyniki badań firmy Itella Information nie pozostawiają złudzeń – jesteśmy w ogonie Europy, jeśli chodzi o korzystanie z elektronicznych faktur. Wyprzedzają nas nawet takie kraje, jak Litwa, Węgry, Rumunia oraz Czechy, w których wskaźnik korzystania z elektronicznych faktur sięga od 20 do 30%.

W Polsce, elektroniczne faktury to wciąż domena dużych firm. Do tej pory zdecydowało się na to 18% polskich spółek. Dla porównania, W Wielkiej Brytanii odsetek ten sięga 93%.

Mikro i mali przedsiębiorcy pozostają w tyle za największymi graczami rynku. Powód? Duże spółki kładą większy nacisk na generowanie oszczędności i zdecydowanie bardziej im się opłaca to rozwiązanie niż np. firmie, która generuje 20 faktur miesięcznie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby faktury elektroniczne stały się powszechnym narzędziem wśród mniejszych graczy…